Personvernerklæring

1. Om personvernerklæringen
Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan Stiftelsen Ahus Boligselskap samler inn, behandler, deler og lagrer personopplysninger i forbindelse med søknadsbehandling og senere i kommunikasjon med sine leietakere, samt for ansatte og ved rekruttering.
Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene (behandlingsansvarlig):
Stiftelsen Ahus Boligselskap
v/ daglig leder
Org nr: 979861125
Sykehusveien 20
1474 LØRENSKOG
Tlf: 979 76 444
Du kan ha tillit til at vi samler inn, bruker og håndterer personopplysningene dine på en forsvarlig måte. Vi benytter IT verktøy og metoder for å holde informasjonen din sikker når den overføres fra deg via internett og til våre servere.

2. Grunnlaget og formålet med behandlingen
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi behandler personopplysninger til formålene angitt her:

2.1. Leieforhold

  • 2.1.1. Søknad om bolig
    Informasjonen du registrer i vårt søknadsskjema lagres og gjennomgås som en del av søknadsbehandlingen. Formålet med innsamlingen av personopplysninger i denne sammenheng er å behandle og vurdere din søknad, og om mulig inngå avtale om leie av bolig.
    Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er GDPR art. 6 nr. 1 (b) da behandlingen er nødvendig for å behandle søknaden på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse.
  • 2.1.2. Forvaltning av leieforhold
    I forbindelse med forvaltningen av leieforholdet behandler vi dine personopplysninger. Formålet med behandlingen er å forvalte leieforholdet, herunder oppfylle leieavtalen, administrere betaling, samt benytte samarbeidspartnere for å levere nødvendige tjenester som strømavtale. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i denne sammenheng er GDPR art. 6 nr. 1 (b) da behandlingen er nødvendig for å oppfylle leieavtalen.
    I tillegg bruker vi din kontaktinformasjon til å sende deg informasjon og invitere deg til å evaluere hvor fornøyd du er med tjenestene vi tilbyr. Formålet med dette er å levere en best mulig tjeneste til deg. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i denne sammenheng er GDPR art. 6 nr. 1 (f) da selskapet har en berettiget interesse i å tilby en best mulig tjeneste basert på dine tilbakemeldinger. I forbindelse med fakturering og økonomikontroll behandler vi personopplysninger som fremkommer på primær- og sekundærdokumentasjon etter regnskaps- og bokføringsloven. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i denne sammenheng er GDPR art. 6 nr. 1 (c) da behandlingen er nødvendig for at vi skal oppfylle de rettslige forpliktelsene som følger av denne lovgivningen.

2.2 Ansettelsesforhold

  • 2.2.1 Rekruttering
    I forbindelse med rekruttering behandler vi personopplysninger. Formålet med behandlingen er å vurdere din søknad. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er GDPR art. 6 nr. 1 (b) da behandlingen er nødvendig for å behandle søknaden på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse.
  • 2.2.2 Løpende ansettelsesforhold
    I forbindelse med forvaltningen av løpende ansettelsesforhold behandler vi personopplysninger. Formålet med behandlingen er å administrere ansettelsesforholdet. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i denne sammenheng er GDPR art. 6 nr. 1 (b) da behandlingen er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen.

3. Hvilke opplysninger vi behandler:

  • 3.1 Søknad om bolig
    Personopplysninger som behandles i forbindelse med din søknad omfatter navn, fødselsnummer, adresse, telefon, e-postadresse, statsborgerskap, informasjon om ditt arbeidsforhold og din IP-adresse.
  • 3.2 Forvaltning av leieforhold
    Personopplysninger som behandles i forbindelse med forvaltningen av ditt leieforhold omfatter navn, fødselsnummer, adresse, telefon, e-postadresse, statsborgerskap, informasjon om ditt arbeidsforhold, ditt kontonummer og din IP-adresse.
    I tillegg behandler vi din kontaktinformasjon, herunder navn, adresse og e-postadresse, for å sende deg informasjon og invitere deg til å evaluere våre tjenester.
  • 3.3 Rekruttering
    Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering omfatter de personopplysninger som fremkommer i søknad, CV, attester og referanser.
  • 3.4 Løpende ansettelsesforhold
    Personopplysninger som behandles i forbindelse med et løpende ansettelsesforhold omfatter kontaktinformasjon, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og eventuell fagforeningstilhørighet.

4. Du har rett til å:

  • Be om innsyn i egne opplysninger
  • Be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende
  • Be oss overføre personopplysninger om deg til deg eller annen behandlingsansvarlig
  • Ved unntak av enkelte tilfeller kan du be oss slette eller begrense behandlingen av personopplysninger
  • Klage til datatilsynet dersom du mener at vi ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til post@ahusbolig.no.

5. Hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger

  • Personopplysninger som behandles i forbindelse med søknad om bolig lagres i inntil seks måneder etter at du har mottatt tilbud eller avslag på din søknad.
  • Personopplysninger som behandles i forbindelse med forvaltning av ditt leieforhold lagres så lenge leieforholdet består og i inntil et år etter opphør, eller så lenge det foreligger utestående fordringer.
  • Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering lagres i inntil seks måneder etter at du har mottatt tilbud eller avslag på din søknad.
  • Personopplysninger som behandles i forbindelse med administrasjonen av et løpende ansettelsesforhold lagres så lenge ansettelsesforholdet består og i inntil ett år etter opphør.
  • I den grad vi har rettslig plikt til lagring, f.eks. i medhold av regnskaps- og bokføringsloven, kan vi lagre noe informasjon i opptil 10 år.

6. Utlevering av personopplysninger
Vi deler ikke dine personopplysninger for kommersielle eller markedsføringsformål. I de følgende avgrensede situasjonene kan vi dele dine opplysninger:

  • 6.1 Bestille tjenester i tilknytning til den enkeltes leieforhold
    Ved bestilling av strømabonnement, avtale om direkte trekk av husleie eller ved bestilling av vask av leilighet deler vi dine personopplysninger med tjenesteleverandøren.
  • 6.2 Utsendelse av nyhetsbrev via Mailchimp
    Vi bruker tjenesten Mailchimp levert av Idium for utsendelse av nyhetsbrev. I den forbindelse deler vi din kontaktinformasjon. Personopplysningene kan ikke brukes til andre formål. For nærmere informasjon om hvordan personopplysningene behandles i Mailchimp viser vi til deres personvernerklæring.
  • 6.3 Lagringstjenester i Uni
    Vi benytter UNI Eiendom som leverandør av lagringstjenester. UNI Eiendom kan få tilgang til opplysninger om deg for å utføre sine plikter overfor oss. Disse har ikke tillatelse til å benytte personopplysningene for andre formål. For nærmere informasjon om hvordan personopplysningene behandles i UNI Eiendom viser vi til deres personvernerklæring.